Au cours des dernières décennies, notre production documentaire a connu une formidable mutation. De papier, nos documents sont devenus numériques. Cette révolution technologique nous a permis de produire toujours plus. Mais, avec elle, s’est posée la question de la conservation pérenne de nos documents. Car, s’il n’est plus à prouver que nous maîtrisons la conservation à très long terme du papier, tout reste à faire quand à la conservation du document numérique. Les incertitudes sont légion et les débats entre spécialistes vont bon train.
Charles KECSKEMÉTI et Lajos KÖRMENDY se sont penchés sur le sujet dans leur ouvrage Les écrits s’envolent, la problématique de la conservation des archives papier et numériques, paru en Suisse (Favre) en septembre 2014.
Je vous propose dans les prochains billets d’extraire pour vous la substantifique moelle de ce livre qui fait déjà référence dans le milieu de l’archivistique. Une occasion de vous sensibiliser à la question de la conservation pérenne de vos documents numériques, aux solutions à mettre en œuvre pour tenter de la garantir et permettre ainsi à l’entreprise de se prémunir des risques associés au « mal archivage ».
Les 4 fonctions fondamentales des archives
Il est ici nécessaire de rappeler que nous ne conservons pas pour le plaisir de conserver, mais pour répondre à des fonctions fondamentales. Ainsi tous les documents que nous produisons ne sont pas voués systématiquement à devenir des archives. Connaître les 4 fonctions fondamentales des archives est un premier pas pour nous aider à décider de conserver ou d’éliminer un document.
