Éléments constituant du document d’archives
Pour concevoir une standardisation des pratiques, le premier pas est de comprendre de quoi est construite une archive. L’ouvrage Les écrits s’envolent de Charles KECSKEMÉTI et Lajos KÖRMENDY donne des pistes.
L’archive est constituée de plusieurs éléments qui lui sont intrinsèques. Ces éléments sont le support, la forme, le contenu, les identifiants, la structure, et le contexte.
Que faut-il retenir de ces éléments ?
Le support : c’est ce sur quoi est écrite l’archive. Contrairement au papier, au cours de sa vie, l’archive va changer plusieurs fois de support ! Un exemple : un producteur verse une archive numérique sur un CD ou un disque dur externe. L’archiviste l’intègre sur un disque optique puis la déplacera sur une bande lorsque ses chances d’être consultées deviendront quasi très faible. Enfin, si le temps de conservation est plus long que la durée de vie de la bande, l’archive sera migrée sur un nouveau support. Ainsi, l’importance du support a considérablement diminué dans le monde numérique.
La forme : c’est l’apparence de l’archive. Dans le monde numérique la forme va dépendre de l’outil utilisé pour la lecture. Par exemple, si l’archive est lue sur un outil ne reconnaissant pas ses polices, l’outil les convertira automatiquement en polices reconnues par lui et par conséquent changera la forme de l’archive.
Son importance dépend du type de document. Si elle est très importante pour du graphique est l’est beaucoup moins pour du texte.
Les informations liées à la forme peuvent être séparées du contenu de l’archive. Ainsi la forme et le contenu peuvent être conservés dans des fichiers différents.
La conversion de l’archive dans un format pérenne pour une conversation à long terme a souvent pour effet de modifier la forme de l’archive. Il est donc primordial de savoir faire des compromis avec la forme pour garantir une conservation à long terme.
Le contenu : c’est l’information
