Au vu des précédents billets, nous pouvons affirmer avec certitude que les documents électroniques ne pourront pas être conservés pendant des centaines ou même seulement des dizaines d’années, dans leur état originel. Le plus que nous pouvons faire c’est de conserver les documents dans un état qui permettra de les reproduire dans un avenir prévisible. Quelle stratégie mettre en place pour y parvenir ?
Stratégie pour la conservation pérenne
Tout d’abord, les archives doivent s’appuyer sur un plan de classement pour pouvoir classer convenablement les archives. Des documents non classés forment un amas confus. Retrouver un document dans des archives sans classement revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. L’effet est le même que s’il avait été détruit : il est inaccessible.
Ensuite, quelle que soit la stratégie adoptée par les archives, elle devra être en accord avec les autres stratégies de l’institution pour laquelle elles œuvrent. Elle devra être maintenue et, comme pour les politiques de collecte et de communication, révisée tous les 5 à 10 ans.
